属人性が抱える困ったエクセルから一気に脱出!

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あなたはエクセルで困った事が
ありませんか?
困ったエクセルが
属人性について考えさせてくれました。

あなたも属人化で悩むのであれば
この記事を最後まで読んで
解決のキッカケにしてみてください。

エクセル(Excel)で困る

みなさんご存じのMicrosoftExcel。
みなさん単純にエクセルって
呼んでいると思います。

エクセルはとても有用なソフトで
どの会社でも利用しています。
調査によるとワードよりも
エクセルのほうが多く利用されているようで
その利用頻度はワードと
比較すると3倍くらい差があると
言われています。

しかし
エクセルには色々と困ったことがあり
それが「エクセルあるある」として
古くから脈々と受け継がれています。

困ったエクセルあるあるについて
見てみましょう。

多機能エクセルファイルが困る

会社でもかなり有能なエクセルの達人。
その人にエクセルの事を聞けば
すんなりと関数の使い方が
出てくるような
エクセルの教科書のような人物。
あなたの会社でもいませんか?

そんなエクセルの達人が
何だかかわからない機能を駆使して
作った超多機能なエクセルファイル。

もう誰もメンテナンスの不可能な
困ったエクセルファイル。

ねぇ、達人がいなくなったら
このエクセル誰が更新するのですか?

リンクが謎すぎるエクセルファイルが困る

作成した本人が不在の時に
どうしても修正する必要がある。
そんなエクセルファイル。

ファイルを開いてみると
何やら色々な所に
ハイパーリンクがついていて、
リンクをクリックしても
参照先にファイルがありません。

こっちのリンクをクリックしても
そっちのリンクをクリックしても
あちらこちらで関連ファイルがない。

いったいリンク先のファイルは
どこに置いてあるのでしょう?

作った本人のパソコンの中だけに
あるのでしょうか?

結局作成した人に聞かなければ
謎すぎて何もわからない。
そんな困った謎リンクだらけのエクセル。

このエクセルはどのように
修正をかけたらよいのでしょうか?

上司に預かった重重エクセルファイルが困る

上司に「数値を更新しておいてくれ」と
言われて預かったエクセル。
なんでUSBメモリで渡してくるんだろう?
と、疑問に思っていました。

数値を更新するために
USBメモリから自分のパソコンに
コピーをすると、
いったいどうしたことか
ファイルがすんなりコピーされません。

少し待っていたら
無事にファイルがコピーされたので
早速ファイルをダブルクリック!

あれ?

開かない?

あっ!開いた。

さて、更新する箇所はどこかな?

というか、何このエクセル?
重っ!

上司が10年分くらいのデータを
ひたすら更新し続けた
データの塊のようなエクセルファイル。
よく見たら数十メガバイトの
ファイルサイズ。

ファイルがデカすぎて
メールで送れないから
USBで渡してきたのか…。

この超絶モッサリ動作の
重重エクセルを
更新しなければならないの?

パスワード教えてよエクセルが困る

会社を辞めてしまった社員の
引継ぎ資料の中に入っていた
過去のエクセルファイル。

これを最新の内容に書き換えるだけね。
一部分だけだからサクっと
修正しちゃいましょう。

エクセルファイルを開いてみると
キーボード入力を受け付けません。

あれれ?
パスワードがかかっていて
編集できない。

もしかして
誰もパスワードを知らないのでしょうか?
知らないですよね。
だってもうこのエクセルを作った人は
退職してしまったから。
なんでパスワードなんてかけてるの!?

ただ1つのセルの数値だけ
変えたいだけなのに
丸ごと全部の表を作るのでしょうか?

エクセルは万能ではない

困ったエクセルあるある、
いかがでしょうか?
あなたもいくつかは経験が
あるのではないでしょうか?

エクセルはどこの会社でも
使用されている
仕事に欠かせないツールですが
一方、困ったあるあるから
エクセルが万能ではない事がわかります。

色々な人が一部修正版を持っていて
どれが最新版なのかわからなくなったり、
色々な人に引き継がれていくうちに
データ量が膨れ上がったりします。

データの信頼性を高めるためにも
無駄な作業や確認事項を減らすためにも
エクセルから脱出する事が必要です。

エクセルで困ってしまうパターンは
そのほとんどが「属人性」なのです。

使い勝手もよく、機能も豊富なので、
ベテランさんや達人さんが存在し、
作成した本人しかわからないような仕組みが
組み込まれてしまう事が多々あります。
そうなると
作成した本人にしかメンテナンスできない
危険な状況に陥ります。

作成者に属人化したエクセルを作らないためには
どうしたらよいのでしょうか?

エクセルの属人性をなくすワザ

作成者に属人化したエクセルファイルを
生み出さないためには
機能を限定する必要があります。

つまり、
卓越したカスタマイズ性を排除するのです。
誰でも使えて、みんなが一定のレベルで
使えるようなものを標準にする。
そうした取り組みから
エクセルを徐々に
排除していくしかありません。

まずは業務の見直しを実施してみて下さい。
そこにはエクセルで各々まとめている
内容が存在します。

元々同じ内容を集めたいのですが
各自まとめ方が異なるので
集まる情報も十人十色。

それでは困ります。

属人性をなくすワザ、
それはずばり
Webデータベースソフトです。

Webデータベースソフトの活用

Webデータベースを活用すると
集めたいデータが一定の水準になります。
いままで各自に
エクセルで集計していた内容を
Webデータベースソフトに
リプレイスしていきます。

Webデータベースソフトでは
データを与えるだけで、
計算はソフトに任せますので、
人に属するミスも減らす事ができます。

エクセルファイルを双方で持ちながら
見比べて状況確認する必要もありません。

データを閲覧すればそれが常に最新版。
だれかが新しくデータを更新すれば
それがリアルタイムで閲覧可能になります。

あなたの業務を脱エクセル化できる
Webデータベースソフトは必ずあります。
近年ではWebデータベースソフトも
様々なものがありますので
あなたの業務に合ったソフトを
探してみてはいかがでしょうか?

脱エクセル、自動集計、属人化ゼロ!
Webデータベースソフトが
あなたの業務をさらに活性化してくれます

最後まで読んで頂き
ありがとうございました。

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